巴政办字〔2021〕10号

各旗县区人民政府，巴彦淖尔经济技术开发区管委会、甘其毛都口岸管委会，市直各部门，驻市各单位，各直属企事业单位，各人民团体：

    公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。当前，在实际工作中发现，各地各部门、各单位在公文办理中仍存在不少问题，影响了工作的推进。为进一步提高公文办理质量和效率，现将有关事宜通知如下。

    一、高度重视工作中存在的突出问题

    （一）文种选用问题

    1.文种重叠。如请示报告、意见报告、请示函等并列出现，又如转发类公文，因转发环节多，常出现“通知的通知的通知”。

    2.文种混用。主要是请示、报告不分。

    3.错用文种。一是拿请示当函用。平行机关行文时应该用函请求批准的却使用了请示文种。二是拿报告当请示用。用报告的形式请示问题，或报告中夹带请示事项。报告属阅件不是办件，这样行文容易误事。

    4.缺少文种。一是公文无标题；二是公文标题三要素不全。

    5.使用非法定文种。不选用《党政机关公文处理条例》中规定的文种，而使用总结、要点、方案、计划、建议、答复等文种。另外，签报属于废止的文种，仍有个别单位和领导使用。

    （二）格式错误问题

    公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成立日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。《党政机关公文处理条例》和《党政机关公文格式》中都有明确细致的规定，但仍有一部分单位的公文格式错误频繁出现。在实际工作中发现的常见问题有：

    1.公文要素的字体、字号、排版格式错误或者要素缺失。如签发人的姓名为三号楷体、正文标题为二号小标宋这些要素，经常有单位弄错。请示、报告没有签发人，不留联系人及电话等问题也非常普遍。有的文件没有页码，或者有空页。上报文件附件资料不全，一是请示件不附合法性审查意见及依据文件等相关资料，二是提请印发的规范性文件履行程序不到位、资料不全（应包括：请示文件；合法性审查意见；起草说明；依据的文件；征求意见和采纳情况；应当进行论证、听证、风险评估的提供论证、听证、风险评估相关材料；召开听证会的情况，不召开听证会的要进行书面说明；进行公平竞争审查并填写审查表，详见“巴政发〔2017〕106号”，不需要审查的，书面说明情况；政策解读相关资料，详见“巴政办发〔2019〕10号”）。

    2.涉密文件不标密级和保密期限、不打份号，或者格式不规范。

    3.符号使用错误。最常见的是文号中的六角括号，正确的格式是“〔〕”，而实际中经常出现“[　]”，有的是“（）”，还有的是“｛｝”。

    4.文件发送范围标注不清。有的文件只写主送机关，不写抄送机关，直接将文件发至被抄送的机关；有的主送机关表述也不全面、不准确，导致受文单位无所适从。按照公文处理有关规定，这样的公文，受文单位不作处理或者退文处理。

    （三）公文办理迟缓

    1.收文不及时。有的单位不及时到市政府文件交换站取件；有的单位电子政务平台不畅通，不能及时收文；有的单位政务平台可以用，但是发送的文件却不及时签收，有的甚至经过短信催办后仍不签收。

    2.办理不及时。有的单位收文后，不及时传签办理，导致工作延误。特别是有时限要求的反馈意见或报送材料类文件，有的单位不能及时反馈意见或按时报送材料，但也不与发文单位或牵头单位主动沟通，有的甚至反复催办后，仍无回音。

    （四）发文把关不严

    报送的公文中，经常有错别字、数据错误、语句不通、表述不清、印刷质量差、资料不全等问题，有的请示件请求事项不明确。这些问题充分反映出有的单位对发文把关不严，有的甚至是不把关，导致低级错误频出。

    （五）违反行文规则

    1.越级行文。个别部门的下属单位、私营企业，不按隶属关系逐级报送公文，而是直接将文件报送至市政府。此类文件，市政府办不予处理。对于企业来文，市政府一般只接收市直属企业报送的文件及市外企业来函，市内其他企业向市政府行文，要通过属地政府或市直业务主管部门报送。

    2.公文直报领导个人。有的单位将公文直接报送领导本人，不经过办公部门签收办理，造成公文运转的混乱、丢失问题，办公部门无法对此类文件进行跟踪和督办。有的部门直接将领导签批意见带走，或者向有关领导汇报后，不将正式文件交给办公部门登记办理，造成工作断档和延误。

    （六）违规传递公文

    1.运转文件不登记。纸质文件传递过程中不登记不签字，遇到查询办理情况时，无记录、说不清文件有没有、在哪里、办理情况怎么样。特别是涉密文件，在传递过程中必须全程做好登记签字手续。

    2.互联网上传公文。有的单位直接将红头文件或公文内容违规通过微信、QQ、互联网邮箱等途径传递，或者要求下级单位通过以上违规途径报送文件资料。

    二、下一步工作要求和督办措施

    （一）提高对公文办理重要性的认识。公文是履行公务的重要工具，不同于办理私人事务的文字材料，其制发、办理体现的是组织意志和利益，具有权威性和政策性、针对性和指导性、规范性和约束性、程序性和严密性、对应性和定向性等特点，起到指导工作、传达意图，联系工作、交流情况，请示工作、答复问题，总结工作、推广经验，记载工作、积累史料等重要作用。各单位应高度重视公文办理工作，完善本单位相关工作制度和操作规程，安排责任心强、细心认真、吃苦耐劳的人员负责此项工作，并创造良好的软硬件环境，为办好公文打下坚实基础。

    （二）切实强化办文人员的业务能力。要对本单位有关领导干部和具体工作人员进行公文处理业务知识培训，强化实践操作能力。要大力推广应用电子政务平台，积极落实全市统一建设的政务办公平台网络（包括涉密和非涉密网络），畅通文件收发渠道，并安排专人做好电子政务方面文件收发有关工作，切实提高办文的质量和效率。

    （三）进一步健全完善办文工作机制。完善应急值班值守制度和内部协调联动机制，确保有紧急公文能够第一时间收发办理。特别是在新冠肺炎疫情防控等特殊紧急情况下，应保证本单位收发文渠道7×24小时畅通。报送公文要通过正式渠道报送（政务平台、纸质送达、机要发电、传真、文件交换站转达等途径），涉密件和敏感类文件通过机要交换或直接送达方式报送，其他公文可通过电子政务平台（或配套的即时通类软件）收发，不得通过QQ、微信等途径传输公文或涉密信息。

    （四）加大日常检查督办通报的力度。对各地各部门在公文办理中出现的问题，特别是对既不按时限要求办理公文、反馈意见、报送材料，又不主动沟通联系对接的，市政府办将根据统计情况，不定期向全市党政机关点名通报（包括纸质版报送和电子政务平台上报送公文的退件情况），并抄送有关部门作为考核各地各部门日常工作纪律的参考。今后，对再次出现文种选用错误、公文格式错误等问题的，一律作退文处理。

巴彦淖尔市人民政府办公室

2021年2月18日